Armário e arquivamento otimizam o espaço do escritório

Saiba os benefícios do armário e arquivamento para escritório | Prodis

Para resolver o problema do espaço na hora de arquivar, uma solução rápida e diferenciada é o armário e arquivamento. Com o passar dos anos o acúmulo de documentos e papéis se torna algo quase que impossível de ser evitado em um escritório. São contas pagas, comprovantes de toda ordem e formulários diversos. Enfim, muitos são os documentos que compõem o dia a dia de uma empresa. 

Quando falamos da gestão de documentos em uma empresa devemos pensar que não basta somente utilizar “boas práticas” de arquivamento que ordenem e facilitem o trabalho, afinal, é preciso se preocupar também com a questão do espaço, que conforme aumenta o tamanho do arquivo e o número de pastas, consequentemente acaba diminuindo. 

 Por contar com um sistema interessante que permite o deslizamento das estantes, a empresa pode ganhar com ele mais áreas livres no local destinado ao arquivo, mas sem perder a eficiência.

Dicas para otimizar o espaço de armário e arquivamento

  • Crie categorias: separe as pastas por categorias, assim na hora de procurar um determinado documento será mais fácil. Por exemplo, você pode ter as categorias contratos, contas entre outras;
  • Pense nos espaços: nada de entupir o arquivo com muitos documentos para que as gavetas ou pastas fiquem muito cheias. Isso poderá dificultar e muito a manipulação dos documentos, além de comprometer a “vida útil” dos mesmos;
  • Não deixe para depois: procure criar uma rotina de arquivamento conforme a sua necessidade, pode ser uma vez por dia, uma vez por semana ou a cada duas semanas. Evite o acúmulo de documentos em mesas ou em outros locais que não sejam o arquivo. Alguém da equipe pode precisar de algum documento e não encontrar ele justamente por causa disso.